Minder stress hebben, hoe doe ik dat?

Wil je minder stress hebben op het werk? Hoe goed ben jij in timemanagement?

Timemanagement is een manier om meer de regie te krijgen over je werk. Hoe beter je bent in timemanagement, hoe meer je het gevoel hebt controle te hebben over je taken. Als je gestrest bent, komt dat vaak met het gevoel dat je ergens geen controle over hebt. Geen controle hebben zorgt voor onrust en zelfs een angstgevoel. Door eens te kijken hoe goed jij bent in het managen van jouw taken, kan je ontdekken wat je zou kunnen doen om meer controle te krijgen zodat je minder stress zult ervaren.

Over timemanagement bestaan veel cursussen die je stap voor stap meenemen om beter om te gaan met de drukte van je werkdag. Hieronder vindt je een aantal mogelijkheden om snel aan de slag te kunnen gaan met het verbeteren van jouw timemanagement waardoor je meer controle krijgt over je agenda en tegelijkertijd aan de slag gaat met het verminderen van stress op je werk.

Als je wilt, kan je de korte quiz doen onderaan dit artikel. De quiz geeft je snel inzicht in hoe het staat met jouw timemanagementvaardigheden. Beantwoord de vragen en krijg direct de resultaten te zien met een aantal tips die je verder kunnen helpen.

Heb je vaak het gevoel te weinig tijd te hebben?

Hoe vaak merk je dat je bijna geen tijd meer hebt voor een bepaalde taak? Wekelijks, dagelijks? Voor veel mensen lijkt het erop dat er nooit genoeg tijd op een dag is om alles gedaan te krijgen. Vaak komt dat, omdat we een aantal zaken vergeten te doen. Misschien, omdat we vinden dat er te weinig tijd is om ze te doen?

Wat vergeten we vaak te doen zodat we minder stress ervaren?

To-do-lijst;

Hoe denk jij over het maken van een to-do-lijst? Maak jij zo’n lijst regelmatig en bekijk je de lijst in de ochtend of avond voordat je aan het werk gaat om te zien wat je die dag zou moeten gaan doen?

Vaak maken we wel op een post-it een lijst met taken die gedaan moeten worden maar verder dan het te gebruiken als een geheugensteuntje komen we meestal niet. Zo’n post-it blijft ook niet altijd goed zitten op je monitor en ligt maar al te vaak ergens tussen je papieren of op de grond. Weg is je to-do-lijst.

Misschien denk je nu dat je zo’n lijst niet nodig hebt, omdat je het wel kunt onthouden, maar als je veel dingen moet onthouden dan kan het zijn dat het snel als een chaos aanvoelt in je hoofd. Je krijgt daardoor het gevoel het druk te hebben, je moet nog veel dingen doen en ook nog eens veel niet vergeten.

Naast dat je een to-do-lijst gebruikt, is het handig om de taken op de lijst in te delen naar prioriteit. Welke taken moeten deze week af zijn of wie moet je vandaag echt ergens over spreken? Welke taken hebben een deadline voor deze maand en wat kan nog even wachten, omdat het minder belangrijk is? Deel elke taak in op volgorde van belangrijkheid en verdeel ze door de taken in te delen in maximaal 4 categorieën door ze in vakken van urgentie te vermelden of geef ze een kleur op basis van prioriteit.

Zijn de taken langer en misschien meer kleine projecten? Maak dan naast een to-do-lijst, een actielijst voor deze taken. Een actielijst is een stappenplan om de taak af te kunnen ronden door het doel van de taak te behalen.

Te veel afleiding:

Afleiding is een van de meest tijdrovende gebeurtenissen. We worden afgeleid door de telefoon, collega’s en vaak ook door binnenkomende e-mails. Afleiding is het meest tijdrovend, omdat je er door uit je ritme raakt. Je kent vast wel momenten dat je geconcentreerd bezig bent met een taak en het gevoel hebt even kwijt te zijn waar je gebleven was, omdat je tussendoor de telefoon moest beantwoorden. Misschien moest je zelfs even je taak afbreken voor een bepaalde tijd, omdat je door het gesprek iets moest uitzoeken of nakijken?

Door de afleiding kan je het gevoel hebben “overnieuw” te moeten beginnen. Het kost in ieder geval tijd om je weer net zo te kunnen concentreren als voordat je werd afgeleid.

Wat doe jij, zodat je zo min mogelijk zult worden afgeleid? Heb jij je taken zo ingedeeld dat je de taken doet op momenten dat het nog niet zo druk is op kantoor? Laat je mensen weten dat je even niet gestoord wilt worden, omdat je met een belangrijke taak bezig bent waarop je je wilt concentreren?

Door vaak afgeleid te worden van de taken die we moeten doen raken we uit balans. Zeker als het taken zijn waarbij jij je goed moet concentreren. Doordat we uit balans raken, raken we gestrest, maar ook, omdat je door de afleiding misschien de taak niet af kunt krijgen. Hoe vaak denk jij aan niet afgeronde taken door afleiding als je op weg bent naar huis?

Doelen stellen

Zet jij persoonlijke doelen voor jezelf en maak je dan gebruik van een smartplan?

Doelen stellen voor jezelf geeft je richting en die richting zorgt ervoor, mits je gebruik maakt van een weldoordacht plan om het doel te bereiken, dat je de controle houdt over taken.

Als je goed nadenkt over wat je wilt bereiken, waarom en hoe je dat wilt, dan geeft je dat overzicht. Helaas worden maar al te vaak twee belangrijke zaken over het hoofd gezien bij het stellen van doelen.

• We weten wel wat we willen bereiken, maar het zit in ons hoofd en werken het niet uit op papier.
• Doordat we niet goed nadenken over hoe we het kunnen bereiken en dit uitwerken in een plan, zien we zaken over het hoofd. Denk aan belemmeringen of wat belangrijk is om eerst te doen voordat we verder gaan met een volgende stap.

Het niet goed uitwerken van een plan zal zorgen voor gedachten als dat het ons niet lukt, het werkt je motivatie tegen. Je kunt ook gefrustreerd raken, omdat je niet verder kunt totdat iets anders klaar is of erger, misschien kom je tot de ontdekking dat je eigenlijk verkeerd begonnen bent en iets overnieuw moet doen.

Geen doelen stellen kan ook zorgen voor uitstelgedrag. Doordat je niet weet waarom je iets wilt en hoe je het zou kunnen bereiken krijg je het idee dat je doel nog ver weg is. Misschien wil je het daarom uitstellen naar een periode dat minder druk voor je is? Het probleem daarbij is, dat het altijd druk zal zijn. Het is vaak nooit de juiste tijd om ergens mee te beginnen. Door het maken van een SMART plan denk je niet alleen na over hoe je jouw doel kunt bereiken maar ook of het realistisch is en verdeel je een groot doel in kleine brokken die eenvoudiger zijn om te behalen, ook als je het druk hebt.

De letters SMART staan voor:

S – Specifiek. Wat wil je bereiken?

M – Meetbaar. Hoe weet je of je vorderingen maakt?

A – Acceptabel. Is het aanvaardbaar?

R – Realistisch. Is het doel haalbaar?

T – Tijdgebonden. Wanneer wil jij het doel bereikt hebben?

Door op de juiste manier je doelen uit te werken, een stappenplan te maken, verlies je geen kostbare tijd als je aan de slag gaat met het behalen van je doel. Het zorgt er ook voor dat je beter de motivatie kunt behouden, omdat je geen oponthoud hebt doordat je op je weg nog dingen moet uitzoeken.

Hoe kan jij stress verminderen op het werk en misschien ook thuis door het verbeteren van jouw timemanagementvaardigheden?

Doe de quiz en krijg snel inzicht in hoe je minder stress zult ervaren.

(let op, de pagina zal opnieuw verversen waarna je het antwoord onderop de pagina kunt vinden)